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Betriebskostenabrechnung

Einmal im Jahr müssen Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Ist sie fehlerhaft, kann das finanzielle Einbußen bedeuten. Wir haben einige wichtige Punkte zusammengetragen, auf die Vermieter für eine korrekte Abrechnung achten sollten.

Die vier Kernpunkte der Betriebskostenabrechnung

Angaben zu diesen vier Kernpunkten sind in der Betriebskostenabrechnung Pflicht:

Gesamtkosten: Die Einzelposten – wie beispielsweise Wasserkosten, Heizkosten oder Kosten für Müllbeseitigung – müssen nachvollziehbar aufgelistet werden.
Verteilerschlüssel: Der Vermieter hat den Verteilerschlüssel, anhand dessen er die Nebenkosten auf die Mieter umlegt, anzugeben.
Anteil Mieter: Der jeweilige Kostenanteil des Mieters an den einzelnen Posten muss nachvollziehbar angeführt werden.
eventuelle Vorauszahlungen: Hat der Mieter bereits Vorauszahlungen geleistet, müssen diese ebenfalls in der Betriebskostenabrechnung vermerkt sein.

Info: Vermieter müssen im Mietvertrag festhalten, dass die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Wenn sie das nicht tun, müssen sie gemäß § 556 BGB selbst für die Nebenkosten aufkommen. Es genügt jedoch die Formulierung „sämtliche Betriebskosten” – sie müssen nicht jeden einzelnen Posten gesondert nennen.

Rechnen Sie den richtigen Zeitraum ab

Der Abrechnungszeitraum einer Betriebskostenabrechnung ist laut § 556 Abs. 3 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) auf ein Jahr festgelegt. Dabei müssen sich Vermieter nicht zwingend an das jeweilige Kalenderjahr halten. Es handelt sich dabei um ein Geschäftsjahr, dessen Beginn einmalig festgelegt wird. An diesen festgelegten Zeitraum muss sich der Vermieter halten. Er darf ein Jahr nicht überschreiten – wird mehr abgerechnet, ist die Betriebskostenabrechnung formell unwirksam!

Sonderfall: Mieterwechsel während des laufenden Abrechnungszeitraums

Auch bei einem Mieterwechsel muss der Vermieter den Abrechnungszeitraum von einem Jahr einhalten. Die Nebenkosten sind auf alte und neue Mieter zu verteilen. Diese Verteilung muss in der Betriebskostenabrechnung aufgeschlüsselt werden - die jeweiligen Einzelbeträge der alten und neuen Mieter müssen ebenfalls enthalten sein.

Wichtig: Wenn die Wohnung im Zuge des Mieterwechsels einige Zeit leer steht, muss der Vermieter die Nebenkosten anteilig für diesen Zeitraum selbst übernehmen.

Halten Sie die Fristen ein

Es gibt bestimmte Fristen, an die sich der Vermieter im Zuge der Nebenkostenabrechnung halten muss.

Abrechnungsfrist

Spätestens nach Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter eingegangen sein. Wenn der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 30.04. eines Jahres endet, muss die Abrechnung spätestens am 30.04. des Folgejahres im Briefkasten liegen.

Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist und hat er dies zu verschulden, verfallen sämtliche Nachforderungsansprüche an den Mieter.

Zahlungsfrist für Rückzahlungen an Mieter

Steht dem Mieter eine Rückzahlung zu, hat der Vermieter ab Zustellung der Abrechnung 30 Tage Zeit, diese zu veranlassen. Gesetzlich steht dem Mieter jedoch die sofortige Auszahlung des Guthabens zu.

Tipp: Die Abrechnung sollte frühzeitig erstellt werden, um eventuelle Fehler korrigieren zu können!

Vermeiden Sie Formfehler

Formelle Fehler können die vier genannten Pflichtangaben betreffen. Wird beispielsweise für eine Kostenposition kein Verteilerschlüssel angegeben, entfällt dafür der Anspruch des Vermieters. Die erstellte Abrechnung sollte gründlich auf formale Richtigkeit überprüft werden, damit keine finanziellen Einbußen entstehen.

Achten Sie auf inhaltliche Richtigkeit

Inhaltliche Fehler, auch materielle Fehler genannt, liegen dann vor, wenn die Nebenkostenabrechnung inhaltlich nicht stimmt. Folgende Punkte können dabei fehlerhaft sein:

Verwendung eines falschen Verteilerschlüssels, zum Beispiel für die Heizkosten
Abrechnung nicht umlagefähiger Nebenkosten (laut Betriebskostenverordnung), wie beispielsweise Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten
Anwendung des Abflussprinzips auf warme Nebenkosten

Was versteht man unter dem Abflussprinzip?

Abflussprinzip bedeutet, dass der Vermieter auch Kosten aus einem vorherigen Abrechnungszeitraum abrechnen darf, wenn er selbst die Abrechnung dafür im aktuellen Zeitraum erhalten hat.

Beispiel: Ein Vermieter erstellt eine Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2014. Die Abrechnung der Wasserwerke für die Wasserkosten aus dem Jahr 2013 erhält er im März 2014. Folglich darf er diese in die Nebenkostenabrechnung für 2015 aufnehmen.

Wir haben die wichtigsten Eckdaten für eine fehlerfreie Nebenkostenabrechnung zusammengetragen. Sie können das Merkblatt „Für Vermieter: Die Kernpunkte der Betriebskostenabrechnung” hier kostenfrei herunterladen.

Urteile zur Betriebskostenabrechnung

Nachfolgend können Sie ein paar wegweisende Urteile des Bundesgerichtshofs nachlesen.

Urteil: Abrechnung muss verständlich sein

Der Fall: Ein Wohnungsbesitzer stritt mit der Verwaltung der Wohnanlage über die Betriebskostenabrechnung. Er behauptete, dass sie formal nicht korrekt sei, da die Aufschlüsselung einiger Abrechnungsposten seiner Meinung nach nicht verständlich gewesen sei. Der Bundesgerichtshof (BGH) musste darüber entscheiden.

Das Urteil: Die Richter befanden, dass eine Betriebskostenabrechnung dann formal inkorrekt sei, wenn sie für durchschnittlich interessierte Bürger nicht verständlich sei – und gab damit dem Wohnungsbesitzer recht (AZ VIII ZR 295/07).

Urteil: Abrechnungsbelege – Mieter hat keinen Anspruch auf Zusendung von Kopien

Der Fall: Eine Vermieterin hatte geklagt, weil ihr Mieter die Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung nicht hatte begleichen wollen. Er gab als Grund an, dass ihm keine Belegkopien zugesandt worden seien, um die Nachforderungen zu überprüfen.

Das Urteil: Der BGH gab der Klage der Vermieterin statt. Da sich die Hausverwaltung und die Wohnung des Mieters in der gleichen Stadt befänden, sei es ihm zuzumuten, von seinem Recht der Einsichtnahme Gebrauch zu machen. Einen Anspruch auf Zusendung der Belegkopien habe er deshalb nicht (AZ VIII ZR 78/05).

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