Mietnebenkosten

Gesetzliche Grundlage der Betriebskostenabrechnung

Laut § 556 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) werden die Mietnebenkosten wie folgt definiert:

Nicht festgelegt ist, wer die Mietnebenkosten zu tragen hat. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass sie auf den Mieter umgelegt werden können. Ebenfalls ist freigestellt, ob die Nebenkosten als Pauschale oder als Vorauszahlung geleistet werden müssen. Welche Posten genau umgelegt werden dürfen, steht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). 

Diese Posten fallen unter die Mietnebenkosten

Laut Betriebskostenverordnung sind folgende Posten der Mietnebenkosten auf den Mieter umlegbar:

Einmalaufwendungen des Vermieters – beispielsweise Reparaturarbeiten – dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Umlage der Nebenkosten auf die Mieter: Verteilerschlüssel

Der Vermieter hat die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Arten von Verteilerschlüsseln zu wählen, um die Mietnebenkosten abzurechnen. Für einige Betriebskostenarten sind bestimmte Schlüssel festgelegt. Grundsätzlich gibt es vier verschiedene Verteilerschlüssel: Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit und Personenzahl. Wird kein Verteilerschlüssel festgelegt, muss der Vermieter die Mietnebenkosten anhand der Wohnfläche abrechnen. Die Art des Verteilerschlüssels muss im Mietvertrag festgehalten werden.

• Wohnfläche

  Die Verteilung der Mietnebenkosten ist ein übliches Verfahren zur Umlage auf die Mieter. Dabei entspricht die gesamte Wohnfläche aller Mietparteien 100 Prozent der Nebenkosten. Anteilig zur Wohnfläche der jeweiligen Mieteinheit werden die Nebenkosten der Miete verteilt. Der Vorteil dieses Verteilerschlüssels ist, dass die Umlage sehr einfach zu berechnen ist.

• Verbrauch

  Rechnet der Vermieter die Mietnebenkosten nach dem Verbrauch ab, kann dieser Verteilerschlüssel nur für bestimmte Posten verwendet werden – nämlich wenn nachvollziehbar ist, wie der individuelle Verbrauch aussieht. Das ist beispielsweise beim Wasserverbrauch der Fall, wenn jede Wohneinheit einen eigenen Wasserzähler hat.

  Im Abrechnungsschreiben müssen der Gesamtverbrauch, der Einzelverbrauch und die damit entstandenen umlagefähigen Kosten aufgeführt werden.

  Abrechnung nach Heizkostenverordnung

  Gesetzlich ist die Abrechnung von Warmwasser und Heizkosten in der Heizkostenverordnung, kurz HeizkostenV, geregelt. Diese schreibt vor, dass beide Posten zumindest anteilig über den Verbrauch abgerechnet werden müssen. Die Spannweite bei den Heizkosten ist vorgegeben und liegt je nach Dämmung der Wohnung zwischen 50 und 70 Prozent. Hält sich der Vermieter nicht an diese Vorgabe, können Mieter die abgerechneten Heizkosten um bis zu 15 Prozent kürzen.

• Wohneinheit

  Dieser Verteilerschlüssel darf nur für die kalten Nebenkosten angewandt werden. Dabei werden diese auf jede Wohneinheit gleichmäßig aufgeteilt. Wenn also ein Vermieter ein Haus mit sechs Parteien vermietet, muss jede Partei ein Sechstel der kalten Mietnebenkosten übernehmen.

  Ungerechte Verteilung
  Wenn der Verdacht besteht, dass eine ungerechte Verteilung besteht, – beispielsweise, weil ein Mieter deutlich mehr Müll produziert oder kaltes Wasser verbraucht – kann der Verteilerschlüssel gekippt werden. Weist ein Mieter eine Benachteiligung nach, müssen die Nebenkosten laut § 556a Abs. 3 BGB anhand der Wohnfläche umgelegt werden.

• Personenzahl

  Auch dieser Verteilerschlüssel darf nur für die kalten Mietnebenkosten verwendet werden. Der Vermieter muss hierfür die Anzahl der Personen pro Wohneinheit kennen. Leben mehrere Personen in einer Wohnung, müssen diese einen größeren Anteil der Betriebskosten bezahlen als Ein-Personen-Haushalte. Prinzipiell stellt dieser Verteilerschlüssel eine gerechte Umverteilung dar, da man davon ausgehen kann, dass mehrere Personen einen höheren Verbrauch haben. Aber auch hier gilt: Besteht der Verdacht einer ungerechten Verteilung, darf der Schlüssel nicht mehr angewandt werden.

  Entscheidung für einen Verteilerschlüssel

  Der Vermieter hat das Recht, die Entscheidung für einen Verteilerschlüssel zu vertagen. Bei neugeschlossenen Mietverträgen kann er die Nebenkosten zunächst auch nach „billigem Ermessen“ abrechnen. Mit Versendung der ersten Nebenkostenabrechnung muss er sich jedoch auf einen bestimmten Schlüssel festlegen.

 Betriebskostenvorauszahlung oder Betriebskostenpauschale

Werden die Nebenkosten anteilig auf die Mieter umgelegt, müssen diese in der Regel eine Betriebskostenvorauszahlung leisten. Der Vermieter ist im Zuge dessen dazu verpflichtet, eine jährliche Nebenkostenabrechnung durchzuführen. Das Ergebnis dieser bestimmt, ob die Vorauszahlung korrekt berechnet wurde oder ob die Mieter eine Nachzahlung leisten müssen beziehungsweise eine Rückzahlung erhalten. Sind der Heizungs- und Warmwasserverbrauch fernablesbar, muss der Vermieter nach § 6a der HeizkostenV für im Januar 2022 begonnene Abrechnungszeiträume dem Mieter monatliche Informationen über seinen Verbrauch zukommen lassen. Diese müssen den Verbrauch in Kilowattstunden sowie einen Vergleich des Verbrauchs mit dem Vormonat, mit demselben Monat des Vorjahres und mit einem Durchschnittsmieter umfassen.

Vereinbart der Vermieter mit dem Mieter die Zahlung einer Betriebskostenpauschale, sind damit sämtliche Mietnebenkosten abgegolten. Das bedeutet, dass er keine jährliche Abrechnung der Betriebskosten erstellen muss. Damit entfallen sämtliche Ansprüche auf Nachzahlungen – vonseiten des Mieters wie des Vermieters. Die Abrechnung mittels Betriebskostenpauschale muss ausdrücklich im Mietvertrag festgelegt werden. Darüber hinaus muss genau erläutert sein, welche Posten über die Pauschale abgerechnet werden.

Die Umlage der Mietnebenkosten per Betriebskostenpauschale ist in der Praxis eher unüblich.

Nebenkostenabrechnung prüfen

Gerade im Fall von Nachzahlungsforderungen empfiehlt sich eine genaue Prüfung der Mietnebenkostenabrechnung. Denn auch Vermieter können Fehler machen. Ein erster Blick auf das Datum zeigt, ob die Nebenkostenabrechnung pünktlich im Briefkasten gelandet ist. Der Vermieter hat ein Jahr lang nach dem Abrechnungszeitraum Zeit, den Brief zu verschicken. Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2021, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2022 beim Mieter eingetroffen sein. Kommt der Brief verspätet an, muss der Mieter die Nachzahlung nicht mehr leisten – eine Gutschrift jedoch bekommt er in jedem Fall ausbezahlt. Diese Regelung gilt nur, wenn der Vermieter schuldhaft die Frist versäumt hat.

Ein nicht schuldhaftes Verpassen der Frist liegt hingegen vor, wenn den Vermieter zum Beispiel die Abrechnung des Stromanbieters zu spät erreicht. In einem solchen Fall sollte er seinem Mieter jedoch eine vorläufige Nebenkostenabrechnung zur Verfügung stellen und die offenen Punkte nachreichen. Grundsätzlich ist zu beachten, dass der Vermieter stets den Grund für seine Fristversäumung nachweisen muss.  

Weitere Punkte, die geprüft werden sollten:

• Ist der Abrechnungszeitraum korrekt?
• Wurde der im Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel verwendet?
• Welche Nebenkosten wurden abgerechnet?
• Wurden die Heizkosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben verteilt?
• Bestehen grundsätzlich Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung?

Als Vergleichsmaßstab für die Wirtschaftlichkeit der Mietnebenkosten können Mieter den jährlich erscheinenden Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes heranziehen. Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick über die Höhe der einzelnen Betriebskosten, die Mieter durchschnittlich pro Quadratmeter bezahlen müssen.

Widerspruch bei fehlerhafter Mietnebenkostenabrechnung

Entdeckt der Mieter Fehler in der Betriebskostenabrechnung, hat er gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB ab Erhalt zwölf Monate Zeit, schriftlich Widerspruch einzulegen. Aber: Widerspricht der Mieter der Nebenkostenabrechnung, bedeutet das nicht, dass er die Nachforderung für die Dauer des Rechtsstreits nicht bezahlen muss. Wird der Widerspruch abgelehnt und hat der Mieter die Nachforderung nicht bezahlt, so entstehen Verzugszinsen, die er dann zusätzlich zu begleichen hat. Deshalb ist es Mietern zu empfehlen, die Nachforderung zu bezahlen und im Widerspruchsschreiben festhalten, dass die Zahlung mit Vorbehalt auf Rückforderung erfolgt ist.
 

Rechtsschutzversicherung bei Konflikten um Nebenkosten

Um bei Streitigkeiten rund um die Betriebskostenabrechnung abgesichert zu sein, empfiehlt sich der Abschluss einer Rechtsschutzversicherung, die den Baustein “Wohnen” (für Mieter) beziehungsweise “Vermietung” (für Vermieter) abdeckt. Müssen Konflikte - etwa aufgrund einer verspätet eingetroffenen oder fehlerhaften Mietnebenkostenabrechnung - rechtlich geklärt werden, trägt die Rechtsschutzversicherung die Anwalts- und Gerichtskosten bis zur im Vertrag festgesetzten Grenze. 

Neben Rechtsfragen rund um die Betriebskostenabrechnung, können jedoch zahlreiche weitere Konflikte zwischen Mieter und Vermieter entstehen. Dazu zählen etwa Wohnungskündigungen, unerlaubte Renovierungen (zum Beispiel ein Durchbruch zwischen Küche und Wohnzimmer) sowie ausbleibende Mietzahlungen. Die Rechtsschutzversicherung kommt sowohl für eine anwaltliche Beratung als auch (außer-)gerichtliche Maßnahmen zur Beilegung der Konflikte auf.